В ближайшие дни мы планируем обновление, которое многое поменяет на сайте pozapisi.ru. Впервые мы рассказываем об обновлении заранее, чтобы вы успели его осмыслить и не удивлялись произошедшим переменам. Что же поменяется и зачем мы это делаем?
Если совсем в двух словах: вы сможете принимать и учитывать предоплату за ваши услуги при помощи нашего сервиса. Мы делаем доступным самое эффективное народное средство от недобросовестности клиентов:
Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с планируемыми нововведениями, чтобы успеть задать вопросы! Контакты для связи, как обычно, указаны в конце статьи.
Рекомендуем прочитать статью от начала до конца, но если нет времени – ниже ссылки на описание конкретных изменений. Вот что поменяется:
От записи на услуги к интернет-магазину услуг
Многие заведения, работающие по предварительной записи, сталкиваются с проблемой неявки посетителей: клиент бронирует кассовое время и не приходит. Или звонит в последний момент и отменяет свой визит. Результат – потеря от 200 до 2000 рублей за один визит. Теряют в этом случае все: мастер, который ждёт клиента, владелец заведения, который платит зарплату и аренду, администратор, если он получает процент с оборота, другие клиенты, которых не обслужили в удобное для них время. Неявка не только дорого обходится заведению, но и портит отношения с клиентами. По нашим исследованиям, некоторым заведениям неявка клиентов стоит до 50000 рублей в месяц, а потери порядка 10000 рублей в месяц считаются нормой. Ах, если бы можно было уменьшить эти потери!
Мы тщательно изучили проблему неявки и поздней отмены в самых разных индустриях. Кто-то мирится с таким положением вещей, кто-то составляет «чёрные списки» недобросовестных клиентов, кто-то берёт предоплату. Все эти приёмы требуют усилий со стороны персонала заведения и не всегда эффективны. Ведь, наказывая недобросовестных клиентов, нужно не отпугнуть тех, кто всегда приходит вовремя и платит по счетам! Последние полгода команда ПоЗаписи сосредоточила свои усилия именно на том, чтобы собрать в своём арсенале все возможные инструменты решения проблем неявки клиентов и поздней отмены бронирования.
Многие инструменты у нас есть уже сейчас:
- Напоминания посредством СМС помогают исключить «забывчивость» клиентов.
- Штрафы за позднюю отмену позволяют припомнить нарушителям, во сколько их неявка обошлась заведению.
- Рейтинг доверия клиента (»Карма») показывает администратору заведения, кто к нему записался, даже если раньше этот человек не бывал в заведении.
Но эти «лекарства» оказались не достаточно сильнодействующими во многих индустриях. Глубокие исследования подсказали нам народное средство, надёжно работающее у фотографов, организаторов праздников, при сдаче в аренду конференцзалов и во всех остальных областях, где внезапные перемены в расписании могут обозначать разорение. И это средство может помочь во многих других областях. Конечно, речь идёт о предоплате!
Однако, приём предоплаты за услуги почти нигде не автоматизирован. Учёт предоплаты вручную требует немалых усилий со стороны администратора заведения и часто неудобен клиенту. ПоЗаписи планирует устранить этот пробел раз и навсегда!
Учёт предоплаты, автоматическая отмена броней, по которым предоплата не поступила вовремя, указание согласованных с клиентом цен на услуги и, наконец, внесение предоплаты электронным платежом через интернет – всё это превращает pozapisi.ru из системы предварительной записи на ваши услуги в интернет-магазин ваших услуг. В этом направлении мы и движемся!
А что же с привычным электронным журналом бронирования?
Электронный журнал бронирования никуда не денется. Мы продолжим предоставлять бесплатный пакет услуг, и при помощи pozapisi.ru всё также можно будет организовать за 10 минут простую запись в ваше заведение. Однако, этот пакет будет меняться для достижения основной цели – предоставления возможности создания полноценной витрины по продаже ваших услуг с возможностью внесения предоплаты клиентом.
Все возможности появятся одновременно?
Нет, в апреле мы вводим новую систему управления «Счётом клиента» с возможностью учёта предоплаты, а в мае подключаем сервис Робокасса для электронного внесения клиентами предоплаты за ваши услуги.
Обязательное подтверждение телефонных номеров
Эта функция вызвала наибольший интерес среди наших пользователей, с которыми мы её уже обсуждали. Одни ей очень рады, другие – опасаются.
В новой версии любая бронь, оформленная посетителем самостоятельно, будет требовать подтверждения его номера телефона посредством СМС: pozapisi.ruотправит посетителю СМС с кодом подтверждения, и он должен будет ввести этот код для завершения оформления брони. Это будет работать даже на бесплатном тарифе!
И не волнуйтесь: если пользователь авторизован на сайте любым способом, – своим профилем из ВКонтакте или логином ПоЗаписи, – ему придётся подтвердить свой телефон только один раз. При следующем бронировании подтверждение уже не потребуется.
Что это даёт? Теперь вы точно знаете, что человек указал при бронировании действующий номер мобильного телефона! Это и позволяет дать ему возможности для внесения предоплаты на свой Счёт клиента, всё точно, как в банке. Более того, если человек записывался к вам по телефону много раз, а затем записался самостоятельно, – ему будет доступна вся история посещений. Наличие в базе только подтверждённых телефонных номеров открывает прекрасные возможности для вас и вашего бизнеса.
Менеджер сможет объединять счета нескольких клиентов в один, создав Группу клиентов. Это поможет, если в салоне красоты обслуживается семейная пара или если репетиции на репточке бронируют разные члены одной музыкальной группы.
Один телефон – один клиент
В существующей версии ПоЗаписи есть проблема появления многочисленных «похожих» клиентов. В новой версии её не будет! Теперь номер мобильного телефона является уникальным идентификатором вашего клиента, и к нему присоединяется вся история посещений. Если человек меняет телефон, менеджер может объединить две записи о нём в Группу клиентов. В этом случае вся история и баланс Счёта клиента объединятся. Группа клиентов хороша тем, что её можно как создать, так и удалить, разделив клиентов обратно.
Таким образом, страница Клиенты становится намного более информативной, и ПоЗаписи делает ещё один шаг к тому, чтобы быть полноценным CRM для малого бизнеса.
Отображение цен на услуги при оформлении брони
В апрельской версии появятся новые возможности для определения цен на ваши услуги. Теперь можно задать различную цену на каждую услугу в зависимости от дня недели и времени суток. При этом есть возможность пересчитывать цену автоматически в зависимости от бронируемого времени, например, при цене 900 рублей в час система автоматически будет показывать 2700 рублей при бронировании на 3 часа.
Это сделано специально для фотостудий, танцевальных залов и всех, кто оказывает услуги почасовой аренды.
Согласованные цены
Теперь в момент подтверждения брони менеджером будет происходить также утверждение цены на услугу. Менеджер может оставить цену, автоматически рассчитанную системой, вовсе удалить цену или указать специальную цену для данной брони (например, если он знает, что у этого клиента скидка).
Согласованная цена включается в СМС и e-mail, оправляемые системой при подтверждении брони. Таким образом, клиент точно знает, сколько денег ему надо иметь с собой, исключая конфликты на ресепшене.
Эта функция сделана специально для репетиционных баз.
Счёт клиента
Учёт штрафов и их погашения радикально меняется. Возможности учёта взаимных обязательств между Заведением и Клиентом становятся намного шире. Теперь у каждого клиента будет личный счёт в вашем заведении. По этому счёту можно проводить 3 типа операций:
- Штрафы – уже привычный многим заведениям механизм, позволяющий «припомнить» клиенту нанесённые им потери, будь то отмена бронирования не по правилам или порча оборудования.
- Предоплата – новая форма взаиморасчётов с клиентом, работающая полностью автоматически при оформлении броней, требующих предоплаты.
- Депозит – специальная форма операций по Счёту клиента, позволяющая учесть оплату, внесённую вперёд. В Девозит превращается и предоплата, которую внесли и не использовали.
Работа со Счётом клиента будет доступна только пользователям тарифа «Премиум». Однако, сразу после обновления она появился у всех, у кого была подключена система учёта штрафов за нарушение правил отмены.
Автоматическое требование предоплаты
В профиле заведения теперь будет настройка: для каких броней обязательна предоплата и в каком размере. Например, можно настроить, чтобы предоплата была обязательной при бронировании более чем за 10 дней или при бронировании на сумму более 2000 рублей. Такие настройки позволяют не тревожить предоплатой клиентов, бронирующих недорогие услуги, но требовать предоплаты с тех, чья неявка может принести большие убытки.
В настройках заведения также указывается, в каком объёме (в процентах от цены услуги) требуется предоплата. Можно брать предоплату 100%, чтобы гарантировать выручку или наоборот 5%, чтобы просто побудить клиентов серьёзно отнестись к бронированию и гарантированно погасить все долги по штрафам (см. следующий пункт).
У менеджера заведения всегда остаётся возможность при подтверждении брони изменить сумму предоплаты, ввести её для любой брони или отказаться от неё для любой брони.
Что же значит «требование предоплаты»? Оно обозначает, что после подтверждения брони менеджером у клиента будет какое-то время на внесение предоплаты, в противном случае бронь будет автоматически отменена, и время станет снова доступно для бронирования другими клиентами. Ключевой момент здесь – полная автоматизация отмены тех броней, по которым не была занесена предоплата в установленный срок. Срок внесения предоплаты устанавливается в настройках заведения.
Например, это может быть 24 часа. Когда мы подключим возможность внесения предоплаты электронным платежом через интернет, это время можно будет сокращать до 1 часа или даже 15 минут. Пока же, отметка о внесении предоплаты остаётся в обязанностях менеджера – когда клиент пришёл и принёс предоплату или же перевёл деньги на карточку или электронный кошелёк заведения, менеджер просто открывает профиль клиента и отмечает внесение предоплаты. Бронь подтверждается, и клиент уведомляется посредством СМС. Если же время прошло, а предоплата не поступила, система автоматически отменяет бронь и уведомляет клиента и менеджера посредством СМС – следить за этим вручную больше не нужно.
Если осуществляется «позднее бронирование», то есть запись осуществляется за время, меньшее, чем даётся на внесение предоплаты (в нашем примере выше, менее, чем за 24 часа), то функция предоплаты отключается автоматически. У клиента не будет достаточно времени, чтобы внести её, поэтому такие брони сразу подтверждаются и не могут быть отменены автоматически.
Возможность будет доступна всем, у кого подключена функция «Счёт клиента». Конечно, её нужно использовать совместно с функцией «СМС-уведомлений и напоминаний», чтобы избежать непонимания со стороны клиентов.
Обязательное погашение штрафов при внесении предоплаты
Учёт штрафов за нарушение правил отмены – это хорошо. Многие наши пользователи оценили эту возможность и успешно отслеживают любителей забронировать лучшее время и не прийти. Однако, не всегда владелец заведения может добиться достаточной дисциплины со стороны администраторов, чтобы те не забывали взыскивать с клиента долги. Это и понятно: взыскание долгов – это обычно неприятный разговор. Но делать это надо.
Теперь если у клиента есть долги по штрафам и он забронировал услугу, требующую предоплаты, ни у кого не будет больше возможности «пройти мимо» его долга. Менеджеру придётся либо явно «простить» долг, либо взыскать его, и занести в систему общую сумму: необходимую сумму предоплаты + сумму долга. Только тогда бронь будет подтверждена и не отменится автоматически.
Возможность будет доступна всем, у кого подключена функция «Счёт клиента».
Это всё?
Пока да, это основные изменения. В этой версии не будет возможности принимать предоплату электронными платежами, и это останется в обязанностях администратора заведения. Однако, уже будут все перечисленные возможности для автоматизации учёта предоплат. Мы немного обкатаем систему на заведениях-добровольцах и в мае подключим приём платежей через Робокассу. Тогда ПоЗаписи станет полноценной интернет-витриной дляпродажи ваших услуг онлайн, а не просто бронирования времени оказания услуги. Мы надеемся, что такие изменения придутся по вкусу нашим пользователям и помогут повысить одновременно удобство для клиентов и прибыльность заведений, которые пользуются сайтом pozapisi.ru.
Что дальше?
В будущих версиях мы сосредоточимся на персонализации сервиса бронирования под ваших клиентов. Если вы доверяете клиенту, то он сможет пропускать предоплату, а если нет – наоборот, не сможет ничего забронировать без предоплаты. Также мы покажем вам, какие клиенты приносят вам больше всего денег, а с кем одни проблемы. Все основные возможности и наш бесплатный пакет при этом останутся без изменений.
Если вас что-то пугает, настораживает или не устраивает в описанных выше нововведениях, скорее напишите об этом на info@pozapisi.ru или личным сообщением ВКонтакте на vk.com/pozapisi_ru.
Если вы хотите испытать одну из новых возможностей, но у вас не подключён соответствующий пакет услуг – тоже пишите.
О точном времени установки новой версии мы сообщим дополнительно в нашем блоге и на страницах социальных сетей fb.com/pozapisi и vk.com/pozapisi_ru. Stay tuned!
