Для доступа к интеграции Журнала Вашего заведения с календарем Google Вам необходимо подключить пакет услуг синхронизации с календарем Google. Для этого обратитесь к администрации проекта ПоЗаписи info@pozapisi.ru.
Авторизация в своем аккаунте Google
Для начала создания календаря Google, который в дальнейшем будет синхронизироваться с журналом Вашего заведения на сайте pozapisi.ru — войдите под своим логином и паролем в Ваш аккаунт Google, и перейдите в сервис «Календарь» по ссылке на верхней панели Google. Вы оказались в Вашем личном календаре Google.
Рисунок 1 — Переход в Google-календарь
Создание нового календаря Google
Нажмите на кнопку справа от надписи «Мои календари» — появится окно со ссылкой «Создать календарь». Нажмите эту ссылку — откроется форма создания нового календаря.
Рисунок 2 — Ссылка «Создать календарь»
Для каждой обслуживающей единицы Вашего бизнеса необходимо создать свой, отдельный календарь Google – чтобы при синхронизации брони к разным мастерам/залам не путались между собой и попадали в разные календари. Введите «Название календаря» – название первой обслуживающей единицы Вашего бизнеса, запись к которой Вы хотите отслеживать в календаре Google. В нашем примере – это «Михаил (инструктор лыжи)». После этого нажмите кнопку «Создать календарь».
Рисунок 3 — Создание календаря
Созданный Вами календарь появится слева в разделе «Мои календари» (на примере - «Михаил (инструктор лыжи)»). При необходимости повторите шаги, описанные выше для каждой Обслуживающей единицы Вашего бизнеса, и все они появятся в списке календарей.
Рисунок 4 — Мои календари
Разрешение доступа к календарям Google
На странице Вашего заведения на сайте pozapisi.ru перейдите по ссылке в меню слева «Встроить в мой сайт и социальную сеть».
Рисунок 5 — Ссылка «Встроить в мой сайт и социальную сеть»
Внизу открывшейся странички нажмите на кнопку «Разрешить доступ к календарям Google».
Рисунок 6 — Разрешить доступ к календарям
Появится запрос от Google на разрешение сайт pozapisi.ru управлять вашими календарями Google. Нажмите кнопку «Разрешить».
Рисунок 7 — Разрешение на управление календарями
Теперь внизу странички «Встроить в мой сайт и социальную сеть» появилась надпись «Доступ к календарям Google разрешен».
Рисунок 8 — Доступ к календарям получен
Связывание Обслуживающей единицы с календарем Google
Перейдите по ссылке в меню слева «Услуги и мастера» (в некоторых категориях заведений эта страница называется «Услуги и залы»).
Рисунок 9 — Ссылка «Услуги и мастера»
Далее перейдите на страницу первой Обслуживающей единицы Вашего бизнеса, которую Вы хотите связать с календарем Google. В нашем примере — это «Михаил».
Рисунок 10 — Выбор обслуживающей единицы
На странице Обслуживающей единицы Вы увидите блок настроек синхронизации с календарем Google. Для заполнения этого блока Вам понадобятся данные из Вашего аккаунта Google. Следуйте нашим дальнейшим пояснениям, чтобы легко найти эти данные.
Рисунок 11 — Настройка календаря
На странице календаря Google нажмите на кнопку справа от названия Вашей первой Обслуживающей единицы (в нашем примере — «Михаил (инструктор лыжи)»), появится окно со ссылками. Нажмите ссылку «Настройки календаря» — откроется форма редактирования календаря.
Рисунок 12 — Настройка календаря в Google
Внизу формы редактирования календаря найдите «Идентификатор календаря» — он находится в строчке «Адрес календаря». Скопируйте этот идентификатор в буфер обмена и вернитесь на страницу настройки первой Обслуживающей единицы на сайте pozapisi.ru.
Рисунок 13 — Идентификатор календаря
На странице настройки Обслуживающей единицы вставьте скопированный идентификатор в поле «ID календаря».
Рисунок 14 — Указание id календаря
Далее описаны разные варианты настройки синхронизации – в зависимости от потребностей Вашего бизнеса:
Вариант А: Чтобы создавать события в Календаре на основе броней ПоЗаписи – поставьте галочку напротив слов «Создавать события в календаре на основе броней ПоЗаписи» и нажмите кнопку «Сохранить».
Рисунок 15 — Настройка календаря (А)
Вариант В: Чтобы создавать брони ПоЗаписи на основе событий Календаря – поставьте галочку напротив слов «Создавать брони ПоЗаписи на основе событий Календаря» и нажмите кнопку «Сохранить». Если услуг у Обслуживающей единицы несколько – необходимо выбрать «Услугу по умолчанию» — то, как будет называться в журнале записи услуга, бронь на которую была создана посредством календаря Google.
Рисунок 16 — Настройка календаря (В)
Вариант С: Чтобы настроить синхронизацию в обоих направлениях – из журнала в календарь и из календаря в журнал — поставьте обе галочки, и нажмите кнопку «Сохранить».
Рисунок 17 — Настройка календаря (С)
После этого в блоке настроек синхронизации с календарем Google появится название «Клиента по умолчанию» — то, как будет называться в журнале записи неизвестный клиент, бронь на которого была создана посредством календаря Google. В нашем примере это «Клиент из Google Calendar для Михаил».
Рисунок 18 — Настройка календаря
Как работает синхронизация из ПоЗаписи в Google Calendar
Если Вы записали клиента (или клиент записался сам) на сайте pozapisi.ru – в Вашем Google календаре будет автоматически создано мероприятие, в котором указаны все основные данные брони – имя клиента, услуга, телефон, и пр. Вот так выглядит мероприятие, автоматически созданное сервером ПоЗаписи:
Рисунок 19 — Календарь Google
Чтобы просмотреть подробные сведения о брони, достаточно кликнуть по мероприятию – откроется форма редактирования с подробным Описанием.
Как работает синхронизация из Google Calendar в ПоЗаписи
Если Вы хотите записать клиента через Google Calendar — Вам необходимо создать новое мероприятие в Вашем календаре. Для этого кликните в Календаре по нужному Вам времени/дате – откроется форма создания мероприятия. В поле заголовка нужно ввести сначала телефон клиента, далее пробел и имя клиента. Вы можете ввести либо последние 7 цифр телефона клиента (например, 5234567), либо полностью номер без знака «+» и без пробелов в номере (например, 79211234567). Имя клиента вводить необязательно. В списке календарей Вам нужно выбрать ту Обслуживающую единицу, для которой Вы создаете бронь (в нашем примере — «Михаил (инструктор лыжи)»). После этого нажмите кнопку «Создать мероприятие». По этому мероприятию ПоЗаписи автоматически создаст бронь в выбранное время/дату для выбранной Обслуживающей единицы.
Рисунок 20 — Создание брони в Google-календаре
В случае если введенный Вами телефон совпадает с телефоном одного из постоянных клиентов Вашего заведения – бронь автоматически будет создана на этого клиента. Если в Вашем бизнесе несколько клиентов с данным номером телефона – бронь будет создана на самого нового клиента с таким телефоном.
Если в Вашем бизнесе нет клиентов с телефоном, который Вы ввели – бронь будет создана на нового клиента с этим телефоном и именем.
Если Вы введете в заголовок мероприятия первыми другие данные (например, имя, или телефон в другом формате, и т.д.) – бронь создастся на специального системного клиента, без имени и без телефона. Это тот самый «Клиент из Google Calendar для Михаил», который в блоке настроек синхронизации с календарем Google называется «Клиентом по умолчанию». «Клиент по умолчанию» позволяет создать бронь, когда номер телефона клиента неизвестен.
Вы также можете перенести бронь в Календаре на другое время, и она следом автоматически перенесется в ПоЗаписи. Для этого просто перетащите мышью мероприятие в календаре на другое время, нажав и удерживая левую кнопку мыши:
Рисунок 21 — Перенос брони
Если Вам необходимо перенести бронь в Календаре на другой день – удалите старое мероприятие и создайте новое в нужный день.
Как сделать Google Календарь доступным другому менеджеру
Если в Вашем заведении несколько менеджеров, и каждый отвечает за свою Обслуживающую единицу – Вам будет удобно иметь общий доступ к Календарям этих Обслуживающих единиц. Чтобы открыть доступ к Календарю менеджеру, который отвечает за Обслуживающую единицу, нажмите на кнопку справа от названия Обслуживающей единицы (в нашем примере — «Михаил (инструктор лыжи)»), появится окно со ссылками. Нажмите ссылку «Открытие общего доступа к этому календарю» — откроется форма редактирования доступа к календарю.
Рисунок 22 — Ссылка «Открытие общего доступа к этому календарю»
В поле «Пользователь» введите адрес электронной почты Gmail менеджера, которому Вы хотите предоставить доступ к этому Календарю. В списке «Настройки разрешений» выберите действия с Календарем, которые Вы разрешаете этому менеджеру (в нашем примере — «Вносить изменения»). После этого нажмите кнопку «Добавить» — введенный адрес появится в списке пользователей, имеющих доступ к календарю.
Рисунок 23 — Добавление пользователя общего доступа
После этого нажмите кнопку «Сохранить» — и календарь этой Обслуживающей единицы появится в списке «Мои календари» менеджера, отвечающего за нее.
Рисунок 24 — Сохранение настроек общего доступа
Желаем успешной работы с ПоЗаписи и календарями Google! =)