Как настроить репетиционную базу на ПоЗаписи? Полное руководство из 10 простых шагов

Нас часто спрашивают: «А как настроить точку? Расскажите по шагам!» Рассказываем в этой специальной статье, как за 10 минут сделать типовую настройку репетиционной базы. Открываете в отдельной закладке и следуйте инструкции. Не пугайтесь, что тут так много написано — просто всё ооочень подробно, чтобы два раза не вставать ;)

Правильная последовательность действий:
1. Зарегистрировать вашу базу в каталоге ПоЗаписи. Не забудьте выбрать правильную категорию. Не ставьте галочку «Создаёте сеть завдений?», если не знаете точно, зачем она нужна ;) Осмысленно введите поле «Никнейм», который используется для формирования интернет-адреса. Лучше всего используйте тот же, что и для вашей группы ВКонтакте.

Если вы завсегдатай ВКонтакте, то сначала войдите на ПоЗаписи свои профилем ВКонтакте (ссылка «Войти» в верхнем правом углу любой страницы), а затем регистрируйте базу. В этом случае, ваш профиль ВКонтакте сразу будет считаться главным менеджером этой базы, и не придётся запоминать новый пароль!

2. Подтвердите ваш e-mail. В любом случае для работы с ПоЗаписи нужно иметь e-mail, и мы должны быть уверены, что можем по нему с вами связаться! Поэтому откройте почту и перейдите по ссылке из пригласительного письма от ПоЗаписи. Если письма нет — смотретие в спаме. Оно придёт с адреса info@pozapisi.ru. Добавьте этот адрес в свою адресную книжку, чтобы письма с него точно не попадали в спам. Мы пишем только важные вещи по e-mail.

3. Заполните «Сведения о заведении». Что тут важно:

• Телефон для связи. Всякое бывает, иногда надо звонить, и без телефона посетителю будет неуютно.
• Адрес. Не забудьте нажать кнопку «Найти на карте» и убедитесь, что координаты указаны верно. При необходимости перетащите точку на карте. Без карты адрес вообще показываться не будет.
• Часовой пояс. Если вы находитесь не в Питере и не в Москве, то вам нужно проставить правильный часовой пояс. Иначе некоторые функции будут работать неправильно.
• Логотип заведения. Лучше найти горизонтальный логотип, чем прямоугольный знак. Он будет лучше смотреться в нашей вёрстке.
• Фотографии. Ну тут всё понятно — кто во что горазд. Но советуем всё-таки прикрепить хотя бы одно фото, как выглядит вход в на вашу базу! Потому что реклама — это хорошо, а чтобы вас нашли — ещё лучше.

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» ;)

4. Теперь пришло время настроить ваши залы и услуги. Раздел, где это делается, называется «Услуги и залы». Ищите эту ссылку в левой части экрана на странице вашей базы, которая создалась при регистрации.

Залы настраиваются в разделе «Обслуживающие единицы вашего бизнеса» на странице «Услуги и залы». Надо создать по одной «единицы» для каждого зала:

• В поле «Описание» впишите развёрнутое описание аппарата, который стоит в зале,
• В поле «Специализация» предлагаем вписать площадь зала. Так уже повелось.
• В поле «Личный сайт» лучше всего скопировать адрес галереи с фотографиями ВКонтакте. Обычно у всех уже есть такая галерея, и грех её не использовать.
• Не стесняйтесь прикреплять фотографию из зала, а в «Фотографии работ» каждый прикрепляет, что считает нужным ;)

Услуги на всех базах, что мы знаем, одинаковые. И для них уже созданы заготовки. Зайдите в каждую услугу и сдайте вот что:

• Для «Репетиции» и «Записи» задайте ограничение времени с 8 до 23.
• Для «Ночной репетиции» задайте ограничение с 23 до 8.
• Определите диапазоны цен для каждой услуги. Они будут видны посетителю сразу.
• Если у вас нельзя распивать алкоголь или ещё что-то нельзя — впишите это в поле «Условия оказания услуги» и поставьте галочку «Знакомить клиента при записи». Так вы избежите некоторых конфликтов.

Теперь отметьте, в каких залах есть какие услуги. Для этого внизу страницы есть табличка с галочками. Если где-то нет ночных репетиций, не отмечайте. Если у вас нет услуги «Запись», то тоже просто не отмечайте её ни в одном зале.

5. Ну вот. Теперь осталось создать расписание. Это делается в разделе «Расписания». Расписание создаётся на столько дней вперёд, на сколько вы хотите вести предварительную запись. Сюда приётся заглядывать раз в месяц или два и продлять расписание. Система будет писать вам письма, если расписание кончится, а вы его не продлите.

Как конфигурировать расписание:

• Дата начала и окончания обычно нормально проставляются автоматичски — до конца ближайшего месяца. Но можно «удлиннить».
• Время начала укажите 8, и время окончания тоже 8. Если у вас нет ночных репетиций, то поставьте время окончания 23.
• Укажите «Минимальное время занятости» в 180 минут. Это обычная продолжительность сета. Если у вас не такая — напишите нам и расскажите об этом. Впрочем, там на выбор есть много вариантов продолжительности.
• Нажмите «Сохранить», после этого должна показаться таблица с днями по горизонтали и залами по вертикали. Если все залы работают всё время одинаково, то надо просто нажать «Сделать все дни рабочими» для каждого зала и нажать «Сохранить» ещё раз.

Расписание готово.

Тут описан самый простой вариант, когда база работает круглосуточно с 8 утра до 8 утра сетами по 3 часа, а ночью с 23 до 8 сдаётся одним сетом. Так делают у нас в Питере. Если у вас более сложное расписание — обратитесь к инструкциям по настройке по адресу http://pozapisi.ru/info/manuals или спросите у нас письмом на info@pozapisi.ru или личным сообщением ВКонтакте в адрес пользователя «По Записи». Движок нашего сайта позволяет настраивать очень сложные расписания, включая разные типы смен, «утро/вечер», «сутки через трое» и так далее. Только помните, что чем сложнее расписание, тем сложнее его поддерживать.

6. Забейте постоянки. Это важно для того, чтобы когда вы откроете расписание для самостоятельно записи, люди случайно не забили время, где уже назначена постоянка.

Для этого войдите в систему тем пользователем, который создавал профиль заведения, и идите на страницу с вашим расписанием. Самый близкий путь: ссылка «Мои бизнесы» в левой части экрана и дальше ссылка «Журнал записи» в строке первой таблицы напротив названия вашей базы.

Выберите ближайший день (завтра) и начинайте создавать постоянки. Так вы научитесь записывать людей через ПоЗаписи и введёте в систему первую часть вашей клиентской базы:

• Щёлкаете в колонке нужного зала на нужное время.
• Проверяете, что в открывшемся диалоге всё верно заполнено — время и зал. Если надо — поправьте или нажмите «Отменить» и щёлкните в другое место.
• Введите клиента. Система заставляет вас сначала поискать клиента в вашей клиентской базе, чтобы не плодить новые записи для одинх и тех же клиентов. Понятно, что в начале работы никакой базы у вас нет. Поэтому действуте так:
  а) введите телефон клиента в международном формате без знака «+» (см. ниже про формат телефона) в поле поиска клиента;
  б) система вам скажет «Нажмите Enter, чтобы перейти к записи нового клиента». Делайте, что предлагают ;)
  в) система скопирует введённый телефонный номер в поле «Телефон».
  г) введите имя клиента.
  д) группу, в которой играет человек, вводите в поле «Организация». Это имеет смысл делать, потому что это «умное» поле. Если один человек из группы вам задолжает, он испортит «Карму» всех участников группы, если, конечно, у них у всех в поле «Организация» написано в точности одно и то же.
  По мере того, как у вас будет копиться база клиентов — уже не надо будет вводить их параметры каждый раз. По трём буквам имени или трём цифрам телефона система уже при втором бронировании найдёт клиента в базе и всё подставит в поля сама.
• Теперь можно сохранить эту бронь (что вам придётся делать, когда музыканты будут звонить о договариваться об однократном бронировании) или же (что мы и собирались сделать) нажать «Сохранить как постоянку».
• Теперь выбираем, до какого числа действует постоянка, всё проверяем и ещё раз «Сохранить как постоянку». Выбранная бронь повторится каждую неделю в том же зале в то же время.

Если кто-то репетирует 2 раза в неделю — это две отдельные постоянки.

Что важно знать про телефонные номера. Их надо вводить, начиная с 7! Например, наш телефон ПоЗаписи надо вводить как 79211892229. И никак иначе. Почему это важно? Есть два аспекта:
- Во-первых, по номеру телефона идёт поиск «похожих клиентов» при расчёте «Кармы, а значит и привязка долгов. Если вы запишете два раза клиента по-разному, то система не сможет вам подсказать, что один из «виртуалов» этого клиента вам должен денег. А если телефон записан стандартно — то сразу подскажет.
- Во-вторых, только при правильном заполнении телефона клиенту можно доставить СМС, а при неправильном — нет. Так что человек, у которого в качестве телефона записан только кусок в дуже 9211892229, не получит СМС.

Спешу успокоить, что если всё-таки номер ввели неправильно, его всегда можно поправить в разделе «Мои клиенты», открыв карточку этого клиента.

7. Встройте расписание в группу ВКонтакте.

Полное руководство по встраиванию находится тут.

Если кратенько, то минимум, который надо сделать, такой:

• Добавляете в раздел «Ссылки» вашей группы такой адрес: http://vk.com/app2947507
• Сохраняете и переходите по этой ссылке, появившейся на странице группы.
• Откроется приложение, которое будет жаловаться, что оно не знает, «к какому бизнесу относится группа номер такой-то». Вот этот номер вам и нужен. Скопируйте его в буфер обмена. Большинство пользователей не знает номера своей группы, потому что все давно перешли на короткие названия, которые используются в адресе. Поэтому мы и сделали это «удивлённое» сообщение, которое показывает ваш номер.
• Теперь зайтите на ПоЗаписи своим административным пользователем и идите в раздел «Встроить в мой сайт или социальную сеть» с любой страницы вашего бизнеса (в меню слева).
• Прокручиваете страницу вниз и вставляете номер в поле «Id группы ВКонтакте».

Готово! Теперь снова идёте по ссылке и там уже отображается ваше расписание!

Если вы хотите ещё и управлять расписанием, не вылезая из ВКонтакта, читайте упомянутую выше инструкцию.

8. Включите онлайн-запись. Теперь вы полностью готовы принимать гостей. Чтобы ваша база появилась в каталоге, загляните на страницу с её расписанием и посмотрите на рыжее предупреждение вверху страницы. Там есть ссылка «Всё настроено, перевести заведение в режим нормальной работы». Или как-то так там сказано. Нажимайте!

Если Рыжего предупреждения не видно, проверить статус заведения можно на странице «Все настройки».

9. Нажмите «Мне нравится» на странице вашей базы рекордное количество раз ;) Вы не сэкономите время администраторов, если никто не будет знать о том, что теперь к вам можно записаться через интернет. Задите на страницу вашего заведения и нажмите «Мне нравится» в правой части экрана. Не стесняйтесь! А лучше попросите друзей сделать то же самое. Каждый месяц мы выбираем чемпиона, у которого больше всего «лайков» и он получает всё платное с нашего сайта бесплатно. Пока что всех уделывает в этом зачёте массажист из Архангельска. Неужели репетиционная база не может его обогнать?

10. Не забывайте вносить все записи в расписание. Теперь, когда всё настроено, остаётся только вносить новые записи, когда вам звонят, подтверждать новые записи, которые посетители будет делать самостоятельно через вашу страницу ВКонтакте и страницу на ПоЗаписи, и отмечать, кто пришёл, а кто не пришёл. Откиньтесь в кресле и заглядывайте на страницу «Мои события» время от времени — там будут появляться новые брони.

Всё. Наслаждайтесь порядком и творческой атмосферой на базе ;) А мы напишем следующие инструкции, из которых вы узнаете, как много всего полезного можно узнать из накапливающейся при бронировании информации…